Awaludin Zakaria Blog

Melakukan estimasi biaya (cost) untuk sebuah project baru, khususnya TI, kadang kala merepotkan. Belum lagi bilamana PM tidak familiar dengan teknologi yang akan digunakan di project itu nantinya.

Pengestimasian mungkin semacam judi; kadang tepat, kadang meleset. Faktor tebakan sedikit banyak pasti memberikan kontribusi, apalagi bila perusahaan TI tersebut belum pernah mengerjakan project yang serupa sebelumnya. Menurut saya, berdasarkan pengalaman pribadi juga, ada 2 hal yang bisa dilakukan :

1. Membuat estimasi aktivitas project secara terurut
2. Bertanya pada mereka yang sudah berpengalaman

Untuk yang no 1, penjelasannya seperti ini. Saya yakin para PM sudah ready dengan template project plan mereka. Tuliskan capaian-capaian dari project ini. Capaian lho ya, bukan aktivitas. Setelah semua teridentifikasi, baru kemudian daftarkan semua aktivitas yang diperlukan untuk mencapai setiap capaian dan estimasi work-nya. Bila Anda menggunakan MS Project (contoh case tools saja), semua work akan di sum-up dan kita akan mendapatkan estimasi holistiknya. Jangan lupa menambahkan 15% atau 20% dari estimasi holistik sebagai backup atas risiko-risiko dan ketidakpastian eksekusi project tersebut.

Berlanjut ke no 2, konsultasikan project plan tersebut ke person-person yang sudah berpengalaman mengeksekusi project yang sama/serupa. Barangkali ada masukan dan revisi tentang estimasi.

Saya yakin estimasi akan lebih masuk akal/diterima bila kita dapat memperhitungkan hal-hal yang detil. What do you think? Piece a cake..? Saya pikir relatif ya. Saya pernah menjumpai sendiri sebuah estimasi project dengan breakdown aktivitas sejumlah 700 item. Very very details.

Orang tua bilang kalau estimasi adalah sebuah seni (art). Berarti PM juga seniman dong? Yap. Dan saya memandang, seniman adalah orang yang selalu terobsesi dan cinta dengan pekerjaannya.

Bagi para project sponsors/upper stakeholders yang ingin memastikan projectnya gagal, berikut adalah beberapa tips dari Dick Billows yang insyaalloh tokcer:

1. Jangan mau bila diajak ketemuan oleh Project Manager (PM) ketika fase perencanaan. Jika PM ngotot bertemu Anda dan bertanya segala hal ttg scope, jawablah: “Anda ngapain di sini?! Sudah mulai kerja kan? Seharusnya Anda sudah setengah jalan kan sekarang!”
2. Ketika PM memberikan rencananya, jangan disetujui, jangan dikomentari, atau bahkan jangan dibaca (parah!). Trus gimana? Tunggu saja 1 minggu, lalu kirim email ke PM dan bilang: “Masa gini aja hasil kerja Anda?”
3. Berikan PM usulan struktur approval bertingkat untuk progress report project.
4. Ketika project dimulai, undang anggota tim di sebuah acara dan berikan statement semacam ini: “gimana ya.. saya gak yakin dengan PM Anda yg satu ini. Jika Anda ada pertanyaan, silakan pv saya. Bersama-sama kita bisa selesaikan project ini”
5. Bila diundang dalam rangka pemaparan progress, sempatkan hadir 5 atau 10 menit lalu berkomentarlah bahwa itu semua nonsens.
6. Manfaatkan budget project untuk menambahkan pernak pernik (baca: aktivitas) ke project scope. Ini bisa juga digunakan untuk menyenangkan kawan politik Anda, hitung-hitung sebagai balas jasa sudah membantu menggolkan project.
7. Last but not least, jika projectnya over budget atau telat banget selesainya, jangan mau mengakuinya dan bersumpahlah bahwa Anda tidak pernah berjumpa dengan PM. Tapi jika projectnya sukses berat, tetap saja klaim bahwa Anda tidak pernah ketemu dengan PM dan terima semua pujian yang datang–seakan-akan Andalah yang paling berjasa karena sudah mewujudkannya. OH my…

    

Good Luck!