Awaludin Zakaria Blog

Bila ada sebuah dokumen yang harus pertama kali muncul dalam cycle project management (saat-saat sangat awal pada sebuah project), maka itu adalah dokumen project charter.

Dokumen ini harus berisi tentang visi dari project, tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang membuat semua orang menjadi jelas tentang apa yang akan dicapai oleh project tersebut. Keterangan tentang deliverables, orang-orang yang terlibat di dalamnya, dan waktu delivery, juga disebutkan.

Berikut adalah tips untuk membuat dokumen project charter:

1. Tentukan visi project; Well, setiap orang membutuhkan visi. Tim project pun juga harus punya. Ketika menentukan visi, pastikan bahwa Anda sebagai PM: 1. Mendapatkan persetujuan dari sponsor project (klien) tentang visi tsb.; 2. Tuliskan visi ini dalam kalimat yang jelas dan mudah dipahami; 3. Komunikasikan dengan semua orang di tim. Baiknya, PM mengkomunikasikan visi ini ke tim secara direct/offline. Penggunaan email sedapat mungkin dihindari saja.
2. Definisikan ruang lingkup; Ruang lingkup berisi tentang aktivitas dan deliverables yang harus dicapai dalam rangka memenuhi visi. Mendapatkan definisi ruang lingkup secara detil jelas akan membantu perencanaan project. Anyway, definisi ini akan mencegah adanya momok ruang lingkup tentang aktivitas/deliverables yang tdk terencana dan biasanya dipaksakan oleh end user. Dengan mendefinisikan ruang lingkup ini, PM dapat mengelola permintaan/kebutuhan end user dan mampu untuk mengatakan kepada mereka bahwa sebuah request misalnya adalah out of scope dan karenanya membutuhkan tambahan uang atau waktu untuk menyelesaikannya.
3. Tentukan hirarki dan komposisi tim; Ketika kita tahu tujuan akhir project dan deliverables apa saja yang harus dihasilkan, selanjutnya PM harus menentukan siapa yang akan mengerjakan ini. As usual, buatlah sebuah struktur organisasi yang memuat semua stakeholders (eksternal customers dan internal customers – i.e. developer) dan gambarkan sekalian jalur komunikasinya. Gambar ini akan membuat PM mudah untuk menentukan kebutuhan resources, tanggung jawab dan job desc dari timnya.
4. Buatlah roadmap; Roadmap ini semacam project plan yang memuat fase dan aktivitas yang akan dilalui oleh project ybs., dan menggambarkan 1 cycle project management secara utuh. Lalu, setiap aktivitas harus diidentifikasi siapa-siapa yang akan mengerjakannya. Yang terakhir, keluarkan estimasi pengeluaran (uang) untuk penggunaan resources (mostly sih SDM) dan pastikan tidak over budget. Bila PM belum tahu tentang pagu penggunaan budget, informasinya bisa didapatkan dari otoritas keuangan perusahaan atau bahkan direksi.
5. Identifikasi risiko dan isu-isu; Langkah terakhir dalam membuat dokumen Project Charter adalah mendaftar risiko dan isu-isu nyata disekitar project. Dengan mendaftar hal tersebut, PM dapat menyodorkannya ke klien dan supaya mereka aware dan goalsnya adalah meminta support penuh supaya risiko bisa dikurangi.