Awaludin Zakaria Blog

Bila ada sebuah dokumen yang harus pertama kali muncul dalam cycle project management (saat-saat sangat awal pada sebuah project), maka itu adalah dokumen project charter.

Dokumen ini harus berisi tentang visi dari project, tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang membuat semua orang menjadi jelas tentang apa yang akan dicapai oleh project tersebut. Keterangan tentang deliverables, orang-orang yang terlibat di dalamnya, dan waktu delivery, juga disebutkan.

Berikut adalah tips untuk membuat dokumen project charter:

1. Tentukan visi project; Well, setiap orang membutuhkan visi. Tim project pun juga harus punya. Ketika menentukan visi, pastikan bahwa Anda sebagai PM: 1. Mendapatkan persetujuan dari sponsor project (klien) tentang visi tsb.; 2. Tuliskan visi ini dalam kalimat yang jelas dan mudah dipahami; 3. Komunikasikan dengan semua orang di tim. Baiknya, PM mengkomunikasikan visi ini ke tim secara direct/offline. Penggunaan email sedapat mungkin dihindari saja.
2. Definisikan ruang lingkup; Ruang lingkup berisi tentang aktivitas dan deliverables yang harus dicapai dalam rangka memenuhi visi. Mendapatkan definisi ruang lingkup secara detil jelas akan membantu perencanaan project. Anyway, definisi ini akan mencegah adanya momok ruang lingkup tentang aktivitas/deliverables yang tdk terencana dan biasanya dipaksakan oleh end user. Dengan mendefinisikan ruang lingkup ini, PM dapat mengelola permintaan/kebutuhan end user dan mampu untuk mengatakan kepada mereka bahwa sebuah request misalnya adalah out of scope dan karenanya membutuhkan tambahan uang atau waktu untuk menyelesaikannya.
3. Tentukan hirarki dan komposisi tim; Ketika kita tahu tujuan akhir project dan deliverables apa saja yang harus dihasilkan, selanjutnya PM harus menentukan siapa yang akan mengerjakan ini. As usual, buatlah sebuah struktur organisasi yang memuat semua stakeholders (eksternal customers dan internal customers – i.e. developer) dan gambarkan sekalian jalur komunikasinya. Gambar ini akan membuat PM mudah untuk menentukan kebutuhan resources, tanggung jawab dan job desc dari timnya.
4. Buatlah roadmap; Roadmap ini semacam project plan yang memuat fase dan aktivitas yang akan dilalui oleh project ybs., dan menggambarkan 1 cycle project management secara utuh. Lalu, setiap aktivitas harus diidentifikasi siapa-siapa yang akan mengerjakannya. Yang terakhir, keluarkan estimasi pengeluaran (uang) untuk penggunaan resources (mostly sih SDM) dan pastikan tidak over budget. Bila PM belum tahu tentang pagu penggunaan budget, informasinya bisa didapatkan dari otoritas keuangan perusahaan atau bahkan direksi.
5. Identifikasi risiko dan isu-isu; Langkah terakhir dalam membuat dokumen Project Charter adalah mendaftar risiko dan isu-isu nyata disekitar project. Dengan mendaftar hal tersebut, PM dapat menyodorkannya ke klien dan supaya mereka aware dan goalsnya adalah meminta support penuh supaya risiko bisa dikurangi.

Akhir pekan lalu saya mendapati sebuah artikel menarik dari techrepublic.com. Artikel ini ditulis oleh Tom Mochal, salah satu kontributor situs tersebut, dan muatannya adalah tentang tanda-tanda seseorang tidak cocok untuk berperan sebagai Project Manager (PM).

Dia mendaftar 10 hal yang mengindikasikan mengenai ini. Berikut adalah daftarnya beserta sedikit deskripsinya (tidak terurut):

- Komunikator yang buruk

Faktanya bahwa hampir separuh waktu seorang PM dihabiskan untuk aspek komunikasi, termasuk rapat internal tim, penyelesaian dokumen-dokumen project, presentasi progress report ke klien (offline), email, bertelepon, dan berbincang dengan banyak orang. Kabarnya ada studi yang mengatakan lebih ekstrim, bahwa 80% pekerjaan seorang PM dihabiskan untuk perihal komunikasi (baik verbal maupun writing). So, bila kita bukan seseorang yang bisa berkomunikasi dengan efektif dan memang dari sono-nya gak pengen menjadi seperti itu, tidak usah jadi PM.

- Tidak bisa bekerja dengan orang lain

Bila kita lebih suka untuk duduk diam di kantor dan fokus pada pekerjaannya sendiri, Tom Mochal bilang bahwa kita mungkin tidak punya kemampuan berkolaborasi yang disyaratkan untuk menjadi PM yang OK. PM yang baik harus meluangkan sangat banyak waktu dengan klien/stakeholders, dan tim internal.

- Tidak menyukai mengatur orang

Bila Anda ingin jadi PM yang OK, maka Anda harus dapat mengatur orang. Anda harus menunjukkan kepada mereka tentang kepemimpinan Anda, mengatur konflik yang terjadi, dan menjaga persatuan tim. Beberapa PM mungkin berkata bahwa mereka dapat lebih baik dalam melakukan pekerjaan andai saja mereka tidak perlu berurusan dengan orang. Jika itu yang dirasakan, mungkin project management nggak banget deh buat Anda.

- Lebih suka detils

Banyak orang menyukai bekerja dengan detil. Yes, we need that kind of people. Tapi bilamana Anda adalah seorang PM, maka Anda beranjak jauh dari hal itu dan harus lebih menjadi seorang delegator dan koordinator. Mau tidak mau, Anda harus mengandalkan orang lain untuk banyak bekerja dengan detil ketika Anda menjadi PM. Fhew..It is not peace a cake dude!

- Tidak suka mengikuti proses

Kita yakin tidak ada satupun yang suka menjadi budak (hehe) dari sebuah proses. Tapi, Anda jelas membutuhkan proses ketika Anda menangani project yang semakin besar/kompleks. Jika Anda tidak menyukai untuk mengikuti proses project management yang baik, susah untuk mencapai jenjang ini.

- Tidak menyukai dokumentasi/aktivitas mendokumentasikan segala hal

Tom Mochal bilang bahwa syarat ini bukan berarti lalu PM harus mencintai dokumentasi untuk menjadi PM yang OK. Tapi jelas, PM tidak dapat membencinya. Apa sih kegiatan yang tak luput dari proses dokumentasi? project plan, progress report, scope statement, perubahan scope/change request klien, dsb.

- Lebih condong menyukai melakukan eksekusi alih-alih membuat perencanaan

Bila sebuah klien memberikan Anda sebuah project dan hal pertama yang terbayang setelah itu adalah segera mengumpulkan tim untuk langsung bekerja, maka mungkin Anda tidak punya mindset seorang PM. Jika Anda tidak mau untuk meluangkan cukup waktu untuk memahami terlebih dahulu apa yang akan Anda lakukan, mungkin Anda tidak cocok menjadi PM.

- Suka menjadi order-taker

Order taker ini maksudnya adalah request dari klien. Suka menjadi order taker artinya bila diminta sesuatu oleh klien, selalu langsung dieksekusi/diiyakan. Mati wae. PM harus memberikan value pada projectnya, termasuk menolak/mendesak kembali ketika klien meminta hal-hal yang tidak benar/tidak semestinya. Jika yang direquest tersebut keluar dari scope statement, PM harus mengeksekusi proses change management utk scope project tersebut. So, bila reaksinya atas perubahan scope adalah dengan berkata, “Ok Pak, kita akan garap” alih-alih berpikir terlebih dahulu dampaknya atas project secara keseluruhan, pekerjaan ini akan jadi sesuatu yang sangat berat untuk Anda.

- Anda tidak teratur

Orang yang buruk dalam mengorganisasi kehidupan pribadinya (lets say.. belum bisa me-manage diri sendiri), biasanya buruk pula bila menjadi seorang PM. Bagaimana bisa memastikan bahwa tim project sudah melakukan segala hal dengan efisien bilamana dirinya sendiri belum bisa seperti itu? Wew. Dalem Bro!

- Berpikir bahwa project management adalah tambahan beban

Tidak ada orang yang bisa merasa mereka menyukai pekerjaannya bila mereka berpikir bahwa hasil pekerjaannya tidak mendatangkan nilai (for most people lah, at least). PM yang baik memahami nilai dari pekerjaannya, bahwa apa yang dia kerjakan akan menghasilkan sebuah project yang nantinya akan dideliver tepat waktu, tidak over budget, dan semua orang HAPPY (tim internal dan juga klien). So, again, bila kita berpikir bahwa pekerjaan project management ini kok malah menjadikan beban tambahan di kepala dan tidak ada gunanya, mungkin Anda memang bukan orang tepat untuk menjadi seorang PM.

Anyway, buat saya, ini seperti skak mat saja. Bagaimana dengan Anda? Anyway, saya tidak hanya bicara dalam scope memimpin project, tapi dalam segala domain pekerjaan yang sifatnya manajerial. It is not easy to be you, isn’t it..